¿Colaboramos?: Las Herramientas Groupware

En general, el término “Groupware” engloba las herramientas informáticas y tecnológicas que se orientan a la colaboración, comunicación y coordinación de grupos de trabajo, ya sean éstos virtuales o geográficamente localizados.

Por lo tanto, deben atender a:

  • Cualquier tipo de información u objeto, es decir, datos, documentos, mensajes, soportes tipo formulario y, como caso particular, los propios objetos informáticos.
  • Cualquier proceso de negocio, colocándose como sistemas “transversales” de soporte a la totalidad de funciones de la organización.

Técnicamente, se suelen asociar estas herramientas a un “entorno compartido” entre diversos usuarios, dotado de una interfaz de acceso al mismo y de los correspondientes mecanismos de seguridad y control. Funcionalmente se suelen distinguir por el conjunto de tareas que es posible realizar en común.

La clasificación habitual de las herramientas Groupware suele tener en cuenta la localización física de los individuos (grupo local o distribuido) y la interacción en el tiempo (síncrona o asíncrona).

Esto da lugar a los siguientes tipos de herramientas, de las que se citan algunos ejemplos.

Interacción sincrónica y localizada

  • Suele conocerse como “interacción cara a cara”
  • El grupo se encuentra en el mismo lugar, al mismo tiempo y acceden a un sistema o medio común.
  • Incluyen sistemas complejos que requieren una interacción común muy especializada (por ejemplo, sistemas de control de instalaciones, cuadros de mando, de instrumentación, etc.).
  • También existen sistemas más sencillos, como las pantallas compartidas o los sistemas de replicación de estación de trabajo utilizados en algunos cursos de formación.

Interacción asincrónica, aunque localizada

  • El grupo se encuentra en el mismo lugar pero realizan tareas comunes en diferentes momentos.
  • El ejemplo típico es el uso de un mismo equipo por usuarios diferentes en distintos horarios, cuando éstos trabajan sobre los mismos objetos.
  • Las herramientas que se aplican suelen orientarse al control de cambios, autorías y versiones.
  • Algunos ejemplos pueden ser el control de cambios de un procesador de textos o el control de versiones de software en una estación de desarrollo.

Interacción sincrónica y distribuida

  • El grupo se encuentra en distinto lugar pero realizan tareas comunes en simultáneo.
  • Para lograr la colaboración real de forma sincrónica, se emplean sistemas de control de concurrencia, similares a los que se aplican en sistemas transaccionales o de bases de datos. Esto da lugar, por ejemplo, a editores sincrónicos distribuidos, que proporcionan la capacidad de editar un mismo texto, sin colisiones, en tiempo real.
  • Existen herramientas que se orientan más a la comunicación, permitiendo la colaboración y coordinación de forma secundaria. Un ejemplo sería la Videoconferencia.
  • Los entornos más completos aúnan la capacidad de comunicación (chat, tele o videoconferencia) con la de colaboración real (información, compartición de aplicaciones abiertas, etc.).
  • El ejemplo más significativo (y pionero en su momento) es el actual Microsoft Office Live Meeting (antes Microsoft NetMeeting, 1997).

Interacción asincrónica y distribuida

  • El grupo se encuentra en distinto lugar y realizan tareas comunes en diferentes momentos.
  • Este es el campo de mayor crecimiento actual de los sistemas y herramientas Groupware, cuyas posibilidades se han visto también potenciadas por el nacimiento y extensión de los entornos web 2.0.
  • Los primeros ejemplos los encontramos en el correo electrónico, los “newsgroups”, los foros de debate, etc.
  • Muchas de las herramientas nacieron a partir del correo electrónico, completándose con entornos de trabajo “back-office”: proporcionan compartición de contactos, listas, agendas y calendarios, programación de reuniones, etc. Ejemplos de este tipo pueden ser los entornos Microsoft Exchange con Outlook, Lotus Notes o el actual Lotus Connections.
  • En la actualidad, las organizaciones pueden optar por el uso de herramientas propias, adquiridas en el mercado, por herramientas tipo Open Source, o por la utilización para fines internos de entornos que ya existen en internet (por ejemplo, GoogleDocs o Wikispaces).
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